Pääsin toteuttamaan vähän erilaista projektia tänä kesänä, kun Marianja meni naimisiin minun toimiessani yhtenä kaasoista. Totesimme yhdessä, että häiden järjestäminen on kuin mikä tahansa projekti; ensin valmistellaan ja suunnitellaan, sitten toteutetaan ja lopuksi hoidetaan päättämiseen liittyvät tehtävät.
Valmisteluvaiheessa määritellään tavoite ja haluttu lopputulos. Isot vai pienet häät, kirkko- vai siviilivihkiminen? Tehdäänkö itse vai ostetaanko mahdollisimman paljon valmiina? Juhlapaikka, ruoat, juomat, koristelut, ohjelma, asut ja niin edelleen, mietittäviä asioita on todella paljon. Monilla on valmiina ajatus siitä, millaiset häät itselleen haluaa. Projektin johdon kannalta helpottaa, jos tuleva aviopari on joko samoilla linjoilla tai tarvittaessa kykeneväinen kompromisseihin, jotta päästään itse suunnitteluvaiheeseen ilman putoamista ensimmäiseen sudenkuoppaan jo heti projektin alkumetreillä.
Kun päälinjaukset on tehty, aloitetaan varsinainen suunnittelu. Suunnitteluvaiheeseen kuuluu budjetin ja aikataulun laatiminen. Vanha kunnon Excel-taulukko toimii loistavasti työkaluna, jaettuna kaikkien projektin avainhenkilöiden kesken. Suunnitteluvaiheessa lähetetään myös tarjouspyynnöt; juhlatila, valokuvaaja, bändi, mitä kukin hääpari päätyykin tilaamaan ulkoistettuna palveluna. Suunnitteluvaiheessa on hyvä myös varmistaa, että kaikki projektiin osallistuvat ymmärtävät tavoitteen ja toteutussuunnitelman; kirjataan projektisuunnitelmaan suoritettavat tehtävät ja vastuut, ja nimetään vastuuhenkilöt. Näin väistetään taas yksi sudenkuoppa, kun se kuuluisa “joku” ei olekaan hoitanut tehtäviään.
Valmistelu ja suunnittelu ovat aikaavievimmät vaiheet hääprojektissa. Näiden vaiheiden kesto vaihtelee projektista riippuen muutamasta kuukaudesta jopa vuosiin. Toteutusvaihe kestää yleensä vain yhden päivän. Aristoteleen kuuluisa toteamus “Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” päteekin erittäin hyvin hääprojektissa. Toteutusvaiheessa vain toteutetaan projektia suunnitelman mukaan, ja mitä paremmin suunnittelutyö on tehty, sitä todennäköisemmin kaikki osallistujat nauttivat täysillä ja päivästä tulee onnistunut ja ikimuistoinen kokemus. Projektin johdon tulee kuitenkin hyväksyä, että kaikki ei välttämättä mene ihan suunnitelman mukaan, ja yllätyksiin ja poikkeamiin tulee varautua. Kunhan kriittisimmät tehtävät ja vastuut on selkeästi määritelty ja niistä pidetään kiinni, saadaan pelivaraa myös improvisointiin lopputuloksen kärsimättä.
Hääprojektin päättämiseen kuuluu erilaisia tehtäviä, riippuen projektin valmisteluvaiheessa päätetyistä linjauksista; juhlapaikan siivoaminen, vuokra-astioiden palautus, vuokra-asujen palautus, ja niin edelleen. Kiittäminen on tärkeä osa hääprojektin päättämistä, ja se pätee kaikkiin hääprojekteihin; kiitetään projektiin osallistuneita henkilöitä sekä kaikkia osallistujia, yleensä lähettämällä hääkuva kiitoskortin muodossa jonkin ajan kuluttua toteutuksesta. Vaikka palautetta ei kerätä, arvio onnistumisesta saadaan yleensä jo heti toteutusvaiheessa; ihanat häät, olipas maukasta ruokaa, loistava bändi, kaunis morsian ja komea sulhanen, hieno päivä kaiken kaikkiaan!
Oli ilo ja kunnia saada olla mukana Marianjan ja Johanin tärkeässä päivässä, auttamassa heitä tekemään siitä paras mahdollinen, ikimuistoinen elämäntapahtuma ❤️
