Tilaajavastuulakia on noudatettu Suomessa jo vuoden 2007 tammikuusta alkaen ja laki alkaa olla monelle meistä tuttu asia. Usein lain noudattaminen liitetään rakennusalaan, vaikka laki koskee lähes kaikkia aloja.
Kun työ suoritetaan työn tilaajan tiloissa tai kohteessa, lakia tulee noudattaa. Jos kuitenkin laissa määritetyt raja-arvot eivät ylity, tilaajavastuulaki ei päde tilattavaan työhön. Alihankintatyössä raja-arvot määritetään tilauksen rahallisessa arvossa, kun taas vuokratyössä raja-arvon määrittää vuokratyön kesto.
Laitetilausta, jossa tilaukseen kuuluu asennustyötä, joka suoritetaan tilaajan tiloissa, ei usein ymmärretä tilaajavastuulain piiriin kuuluvaksi työksi. Tällaisiin tilauksiin on hyvä kiinnittää erityishuomiota välttyäkseen laiminlyöntimaksuilta. Myös ulkomaisille yrityksille voi tulla yllätyksenä tilaajalle toimitettavien erilaisten tilaajavastuuselvitysten määrä ja siihen liittyvään hallinnolliseen työhön kuluva aika. Tätä eivät kaikki ole osanneet ottaa huomioon tarjousvaiheessa ja jälkiselvitykset kohonneista kustannuksista eivät ole mukavaa selvitettävää itse työn toteuttajalle tai tilaajalle.
Etenkin hankintoja tekevien ja niiden parissa työskentelevien henkilöiden on tärkeä sisäistää tilaajavastuulain vaatimukset ja valvovan viranomaisen toimintatavat. Vaatimuksista on aina hyvä ottaa selvää ennakkoon ja näin vahvistaa yrityksen vastuullista toimintaa.
Olen kohdannut useita tilanteita, joissa yrityksillä on ajatus, että tilaajavastuu-asiat hoidetaan hyvin ja oikein. Pintaa syvemmälle tarkastellessa on kuitenkin tullut esiin puutteita dokumenttien tarkastusprosesseissa sekä henkilöstön osaamisen varmentamisessa ja ylläpidossa. Kun toimintamallit eivät ole selkeät ja yhtenäiset, voi käytännön työelämässä henkilöstö alkaa toimia toisistaan hyvin poikkeavasti.
Tämän vuoksi on tärkeää ensin ymmärtää mitä tilaajavastuulaissa vaaditaan ja miten se vaikuttaa yrityksen toimintaan. Sen jälkeen voidaan avata ja tarkastella kuinka prosessin tulisi mennä. Vasta kun prosessit on selkeytetty, voidaan yhtenevä toimintamalli jalkauttaa yrityksen henkilöstölle. Henkilöstön osaamisen varmentamisessa suurta osaa näyttelee kouluttaminen käytännönläheisin menetelmin. Esimerkkien on tultava lähelle omaa työtä, jotta aiheen voi sisäistää parhaiten ja saada opit mukaan jatkuvaan toimintaan.
Suositukseni tilaajavastuuasioiden hallintaan:
Tilaajavastuulain noudattaminen perustuu pitkälti hyvin tehtyyn ennakkotyöhön. Panostakaa toimintamallien selkeyttämiseen, henkilöstön osaamisen kehittämiseen ja pitäkää aina avoin keskusteluyhteys valvovaan viranomaiseen. Jos koette epävarmuutta toimintamallien oikeellisuudessa, älkää epäröikö olla yhteydessä viranomaiseen.
Ennakointi on viisautta, joka usein myös helpottaa asioita ja vaurastuttaa. Niin henkisesti kuin fyysisesti, tilaajavastuulain näkökulmasta ja ilman.
