“Meillä on tilaajavastuulain mukaisten selvitysten teko hyvin hallussa, hoidetaan automaattisesti yksityisen palveluntarjoajan kautta integroituna omaan järjestelmäämme.”
Tämä on usein vastaus, kun kysyy yrityksiltä miten yritys hoitaa tilaajavastuuasiat. Äkkiseltään kuulostaa hyvältä, mutta tarkemmin katsottuna ei niinkään. Tässä asiassa liiallinen automatisointi voi koitua kalliiksi laiminlyöntimaksun myötä.
Yksityisen palveluntarjoajan antama raportti saattaa nimittäin antaa vihreän OK-merkinnän, vaikka kaikkia tarvittavia tietoja ei raportilta löydykään. Esimerkiksi noudatettava työehtosopimus saattaa puuttua ja yritys kertoo sen sijaan noudattavansa työsopimuslain ja työaikalain määräyksiä. Tämä ei kuitenkaan tilaajavastuulain mukaan riitä, vaan on selvitettävä keskeiset työehdot. On myös mahdollista, että yritys on palkannut esimerkiksi projektia varten väliaikaisesti työvoimaa, mutta ei ole rekisteröitynyt työnantajarekisteriin. Tällöin ei työntekijäkohtaisia selvityksiä välttämättä ole raportilla, mutta raportti näyttää, että kaikki olisi kunnossa.
Selvitystä tehtäessä on tärkeää ymmärtää mitä selvitetään ja miksi. Selvitykset on aina hankittava ennen sopimuksen solmimista ja selvitysten on oltava alle kolme kuukautta vanhoja. Jos ei ole varma onko selvitys tehtävä, kannattaa selvitykset pyytää. Aina voi myös kysyä neuvoa valvovalta viranomaiselta.
Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (ytj.fi) voi maksutta tarkistaa yrityksen kuulumisen eri rekistereihin sekä verojenmaksutiedot. Kaupparekisteriotteen voi ostaa Patentti- ja rekisterihallitukselta tai pyytää suoraan omalta sopimuskumppanilta. Muut selvitykset on pyydettävä sopimuskumppanilta.
Tilaajavastuuselvitykset on pidettävä tallessa vähintään kaksi vuotta sopimusta koskevan työn päättymisen jälkeen. Selvitykset voidaan säilyttää sähköisesti tai paperiversioina, mutta tärkeintä on, että selvitykset ovat välittömästi saatavilla mahdollista tarkastusta varten. Jos myöhemmin huomataan, että selvitykset jäivät pyytämättä ennen sopimuksen solmimista, kannattaa ne pyytää heti asian tullessa esiin.
Elämme automatisoinnin kulta-aikaa, mutta ihan kaikkea ei vaan voi tai edes kannata automatisoida. On ymmärrettävä mitkä asiat vaativat oikean ihmisen tekemän tarkastelun koneen sijasta.
