Olen aloittanut työsuhteeni Checkfinillä kesäkuussa 2024 ja kirjoitan tätä blogitekstiä perehdytysjaksoni aikana. Yksi perehdyskokonaisuuksista on lähetetyn työntekijän edustajana toimiminen, joten sain tehtäväksi tutustua mitä tarkoitetaan lähetettyjen työntekijöiden edustajalla ja koska sellainen tarvitaan. Selvitin myös vastuita eri toimijoiden välillä ja avaankin tässä blogiteksissä kuka on esimerksi vastuussa mahdollisista sakkoseuraamuksista.
Kenen on nimitettävä lähetetyn työntekijän edustaja?
Jokainen yritys, joka pääsääntöisesti toimii ja harjoittaa merkittävää liiketoimintaa toisessa valtiossa kuin Suomi ja lähettää työntekijänsä väliaikaisesti määräaikaiseen työhön Suomeen, tarvitsee työntekijöilleen lähetetyn työntekijän edustajan. Velvoiteen määrittää Laki työntekijöiden lähettämisestä (447/2016). Lain tavoitteena on taata lähetetyille työntekijöille tasavertainen asema suomalaisiin työntekijöihin nähden.
Lyhytaikaisiin lähetyksiin ei edustajaa tarvita, mutta mikäli työn kesto ylittää kymmenen päivää, on edustaja nimettävä. Työn kestoja laskettaessa on huomioitava, että laskusääntö on yrityskohtainen eikä työntekijäkohtainen. Ajanjaksossa huomioidaan työskentelyjaksot Suomessa viimeisen neljän kuukauden sisällä kaikkien lähetettyjen työntekijöiden osalta.
Kuka voi toimia lähetettyjen työntekijöiden edustajana?
Lähetetyn työntekijän edustajana voi toimia luonnollinen- tai oikeushenkilö. Myös Suomessa tavoitettavissa oleva ulkomaalainen voi toimia edustajana, edustajan ei siis tarvitse olla Suomen kansalainen tai edustavan yrityksen ei tarvitse olla suomalainen yritys. Olennaisinta on, että edustajan tulee olla sekä edustettavien että viranomaisten saavutettavissa Suomessa koko työntekijöiden lähetyksen ajan.
Lähetetyn työntekijän edustajan tehtävät
Lähetetyn työntekijän edustajan tärkeimpänä tehtävänä on toimia ‘kanavana’ lähettävän yrityksen sekä viranomaisten välillä, joten hänellä tulee olla oikeus välittää tarvittavia asiakirjoja viranomaisille kuten myös kelpoisuus vastaanottaa viranomaisasiakirjoja yrityksen puolesta. Käytännössä edustajalla on siis valtuutus toimia yrityksen puolesta. Työnantajavastuita edustajalla ei kuitenkaan ole.
Lähettävän yrityksen on ilmoitettava aluehallintoviranomaiselle ennen työn aloitusta kuka on nimetty lähetettyjen työntekijöiden edustajaksi yhteystietoineen (nimi, puhelinnumero, sähköposti ja osoite Suomeen) osana sähköistä ilmoituslomaketta. Sähköisen lomakkeen nimi on Ilmoitus työntekijöiden lähettämisestä. On tärkeää muistaa, että mikäli tiedot muuttuvat tulee myös muuttuneet tiedot ilmoittaa välittömästi samalla lomakkeella viranomaiselle.
Vastuiden jakautuminen
Edustajan asettaminen on lähettävän yrityksen vastuulla, mutta myös tilaajan tulee edellyttää sopimusta tehdessä, että edustaja asetetaan, mikäli työntekijöiden lähetyksen kesto Suomeen ylittää 10 päivää.
Lakiin työntekijöiden lähettämisestä 1.5.2024 voimaan tulleiden muutosten myötä lisättiin lakiin säännös vastatoimien kiellosta. Näin pyritään turvaamaan työntekijän lain mukaiset oikeudet, ilman pelkoa vastatoimista, mikäli hän aloittaa oikeudellisia tai hallinnollisia menettelyitä oikeuksiensa vaatimiseksi. Lakimuutoksen myötä edustajan ei myöskään tarvitse enää edustaa lähettävää yritystä tuomioistuimessa.
Huomioitavaa on, että mikäli lähettävä yritys ei aseta lähetettyjen työntekijöiden edustajaa, on tästä seurauksena 1000 – 10 000 euron laiminlyöntimaksu. Seuraamus kohdistuu Suomeen työntekijänsä lähettävään yritykseen, eikä tilaajalla ei ole velvollisuutta maksaa laiminlyöntimaksua. On tärkeää kuitenkin huomioida, että tilaajaan kohdistuu esimerkiksi mainehaitan riski, jos edustajaa ei ole nimitetty.
Lopuksi
Vaatimus nimittää lähetetyn työntekijän edustaja on vain yksi lukuisista velvoitteista, joita kohdistuu Suomessa toimiviin ulkomaisiin yrityksiin. Ulkomaisen yrityksen ja tilajaayrityksen on tiedostettava velvoitteet ja noudatettava niitä Suomessa toimiessa. Jos lakitekstin läpi kahlaaminen tuntuu liian raskaalta, aluehallintoviraston sivuilta löytyy aiheesta lisää tietoa selkeämmin ilmaistuna. Checkfin tarjoaa myös lähetetyn työntekijän edustajapalvelua ja voi toimia ulkomaisen yrityksen edustajana tarvittaessa. Jos ulkomainen yritys haluaa itse toimia edustajana, mutta haluaa tietää lisää edustajan velvollisuuksista ja tehtävistä tai tilaaja haluaa olla varma, että asiat on hoidettu niin kuin pitää, konsultoimme ja koulutamme aiheeseen.
Tutustuttuani lähetetyn työntekijän edustamiseen, edustajan tehtävät eivät muodostuneet niin laajoiksi kuin aluksi ajattelin. Niistä on ulkomaisen yrityksen varmasti mahdollista selvitä. Seuraavaksi aionkin perehtyä työntekijäkohtaisiin selvityksiin, jotka edustajalla on oltava saatavilla koko lähetyksen keston ajan. Tutkittavaa siis riittää, mutta oppiminen on upeaa!
