Lakiin työntekijöiden lähettämisestä (447/2016) tuli lakimuutoksia (166/2024), muutokset astuivat voimaan 1.5.2024 lähtien. Lakimuutos kevensi osaa vaatimuksista, päätoteuttajan ja tilaajan ei lakimuutoksen myötä ole pakollista kerätä ilmoitusta työntekijöitä lähettäviltä yrityksiltä. Lähettävän yrityksen tulee kuitenkin edelleen tehdä ilmoitus ja päätoteuttajan sekä tilaajan on suositeltavaa edelleen kerätä ilmoitukset, koska ne sisältävät sellaista tietoa, jota tulee kerätä ja säilyttää.
Ulkomaista työvoimaa tilaavan yrityksen on huolehdittava, että työntekijöitä lähettävä yritys on tietoinen seuraavista velvollisuuksista:
- velvollisuus tehdä viranomaiselle ilmoitus työntekijöiden lähettämisestä
- velvollisuus asettaa edustaja Suomeen
Tilaajan tiedottamisvelvollisuus on täytetty, kun tieto velvollisuuksista lähettävän yrityksen kanssa on kirjattu sopimukseen. Tiedon voi antaa myös esimerkiksi sähköpostilla, pääasia on, että sen voi kirjallisesti todentaa. Keräämällä ilmoitukset päätoteuttaja ja tilaaja voivat tarkistaa, että ilmoitus on tehty asianmukaisella tavalla ja että ilmoitus on ylipäänsä tehty. Ulkomaiselle yritykselle voi joidenkin ilmoitusten kohtien täyttäminen olla epäselvää, joten on hyvä tarkistaa esimerkiksi, että jos työ tehdään yhteisellä rakennustyömaalla, niin se on merkitty oikein ilmoitukseen. Tärkeää on myös tarkistaa, että jos neljän (4) kuukauden sisällä lähetettynä olo ylittää kymmenen (10) päivää, niin yrityksen on asetettava lähetettyjen työntekijöiden edustaja. On myös hyvä varmistaa, että lähettävä yritys on ymmärtänyt edustajan asettamisen oikein, ettei siinä ole esimerkiksi tilaajan yhteyshenkilön nimeä ilman, että asiasta on sovittu kyseisen henkilön kanssa. Edustajalla on kuitenkin vastuut tiettyjen työntekijöitä koskevien asiakirjojen saatavilla pidosta, joten edustajaksi ei voida nimetä sellaista henkilöä, joka ei ole tietoinen vastuista.
Seuraamukset velvollisuuksien laiminlyönnistä
Työsuojeluhallinnon raportin (Työntekijöiden lähettämiseen liittyvä valvonta ja lähettämisilmoitukset vuonna 2023) mukaan työsuojeluviranomainen määräsi vuonna 2023 yli 300 000 euron edestä laiminlyöntimaksuja yrityksille, jotka olivat lähettäneet työntekijöitä Suomeen. Yleisin syy oli ilmoitusvelvollisuutta koskevat laiminlyönnit. Esimerkki yksittäisestä tapauksesta löytyy Työsuojelun sivuilta: https://tyosuojelu.fi/-/tyosuojeluviranomaisen-maaraama-laiminlyontimaksu-pysyi-hallinto-oikeudessa-tyontekijoita-lahettava-virolainen-yritys-vetosi-tietamattomyyteen
Lähettävälle yritykselle oli määrätty 8000 euron laiminlyöntimaksu, koska yritys oli laiminlyönyt kaikkia lähettävää yritystä koskevia velvoitteita. Yritys oli jättänyt tekemättä lähetettyjen työntekijöiden täydennysilmoituksen sekä asettanut lähetettyjen työntekijöiden edustajaksi henkilön, joka kertoi, ettei toimi yrityksen edustajana. Lähettävä yritys valitti laiminlyöntimaksun suuruudesta vedoten siihen, ettei ollut tietoinen lähettämiseen liittyvistä vaatimuksessa Suomessa työskennellessä. Tämä esimerkki osoittaa, kuinka tärkeää ulkomaista työvoimaa tilaavan yrityksen on huolehtia siitä, että lähettävä yritys on tietoinen velvollisuuksistaan Suomessa, koska lähettävä yritys joutuu vastuuseen, jos jotain puutteita ilmenee. Laiminlyöntimaksun suuruus on vähintään 1 000 euroa ja enintään 10 000 euroa.
Ilmoituksen täyttämisestä
Lähettävä yritys voi tehdä ilmoituksen työntekijöiden lähettämisestä heti kun lähettämisen alkupäivä ja lähetettävät työntekijät ovat tiedossa. Jos tilaaja on sama, niin yhdellä ilmoituksella voi antaa useamman työntekopaikan tiedot. Jos tilaajia on useampia eri kohteissa tai jos kyseessä on rakennusalan työ, niin ilmoitus on tehtävä jokaisesta kohteesta erikseen. Myös lyhyistä työjaksoista on tehtävä ilmoitus. Ainoa poikkeus on yritysryhmän sisäinen siirto, joka kestää enintään viisi (5) työpäivää. Tällöin ilmoituksen voi jättää tekemättä, jos kyse on muusta kuin rakennusalan työstä. Rakennusalalla ilmoitus on tehtävä aina.
Lomake löytyy Tyosuojelu.fi sivuilta Ilmoitusvelvollisuus. Lomakkeen täyttö ei vaadi tunnistautumista. Kun lomake on lähetetty, sivun alareunaan tulee näkyviin tallennusmahdollisuus. Lomakkeen voi tallentaa pdf-muodossa ja tarkistaa vielä, että kaikki tarvittavat tiedot ovat näkyvissä. Jos esimerkiksi työntekijöiden veronumerot eivät näy tallennetussa pdf-tiedostossa, niin kannattaa tarkistaa selaimen tulostusasetukset ja tallentaa pdf-tiedosto uudelleen. Jos ilmoituksen tietoihin tulee olennaisia muutoksia, niin täydennysilmoitus on tehtävä välittömästi. Täydennysilmoitus tehdään samalla lomakkeella kuin alkuperäinenkin. Olennaisia tietoja, joiden vuoksi täydennysilmoitus on tehtävä ovat esimerkiksi tilaajan, työntekopaikan tai työntekijän vaihtuminen sekä lähetetyn työntekijän työskentelyjakson muuttuminen. Työntekijä ei saa jatkaa töitään, ennen kuin täydennysilmoitus pidennetystä työjaksosta on lähetetty. Kuten esimerkki laiminlyöntimaksusta osoittaa, täydennysilmoituksen puuttuminen voi tuoda sakkoja.
Jos velvollisuuksiin liittyen on jotain epäselvää, niin Työsuojeluhallintoon kannattaa olla yhteydessä ja varmistaa epävarmat asiat. Myös Checkfinin konsultoinipalveluihin kuuluvat lähetettyjen työntekijöiden ilmoituksen täyttämisessä sekä muissa lähettävän yrityksen velvollisuuksissa opastaminen. Epäselvät asiat kannattaa selvittää, koska niihin voidaan palata viranomaisen toimesta myös työn päättymisen jälkeen.
